Nossa história com a Flores Online.

A Flores Online foi a primeira floricultura online de São Paulo e um dos expoentes do início do e-commerce no Brasil. Fundada em 1998, tornou-se líder no segmento de flores e presentes pela Internet. Seu crescimento acelerado foi apoiado em uma plataforma tecnológica proprietária, desenvolvida sob medida pela empresa desde sua fundação. O volume de negócios cresceu, as possibilidades se multiplicaram, assim como a própria complexidade do negócio, que passou a vender uma variedade enorme de produtos, distribuídos em praticamente todas as capitais do país a partir de uma ampla rede de distribuição e logística.

Ao longo dos anos, inúmeros concorrentes surgiram. O próprio segmento de e-commerce no Brasil passou a contar com um ecossistema de soluções, fornecedores e tecnologias antes não existentes: ERPs, plataformas de e-commerce, meios de pagamento, soluções anti-fraude, etc.

Envolta ao rápido crescimento do negócio, a empresa vinha estruturando seus departamentos e processos em paralelo, sempre com a operação rodando a todo vapor. Em certas áreas do negócio, esse crescimento acelerado trouxe problemas, em especial, na sua estrutura tecnológica (equipe, processos, sistemas e infraestrutura), que se tornou defasada, pouco segura e não integrada. Tecnologia, justo uma das funções essenciais, passava a ser um entrave para o crescimento sustentável do negócio. Essa problemática ficou mais evidente após a entrada de fundos de investimentos, que tinham como objetivo alavancar o crescimento da empresa a partir do aporte de capital.

Para que a empresa cumprisse seu plano de negócios que previa triplicar o faturamento dentro de 5 anos, a sistematização, automação e escalabilidade dos processos de negócio tornavam-se críticos. Adicionalmente, as crescentes exigências fiscais-legais tornavam também inadiável migrar os sistemas de informação corporativos para sistemas de mercado aderentes à legislação e melhores práticas. Nesse contexto, implementar uma arquitetura de sistemas e soluções 100% integrada era estratégico.

A Mobili foi convocada para apoiar esse movimento complexo de transformação e conduzir a Flores Online de uma empresa com sistemas proprietários não integrados para uma empresa com uma arquitetura de sistemas moderna e integrada.

Na época, a empresa não possuia uma área de TI estruturada (pessoas, processos e governança) capaz de acompanhar o tamanho e complexidade do negócio, tornando sempre caro e lento a implementação de qualquer nova funcionalidade ou projeto. Esse gargalo dificultava o atendimento das demandas de mercado e reduzia a competitividade do negócio. Além disso, a improdutividade e lentidão de respostas tornava a TI cara frente aos benefícios que trazia.

A Mobili fez um amplo e completo diagnóstico de tecnologia, avaliando sistemas, processos de negócio, equipe, infraestrutura, orçamento e governança de TI. Entre algumas descobertas, identificamos que a Flores Online despendia todo mês mais de 200 horas de desenvolvimento não em melhorias, mas em questões básicas ou ineficiências como correção de bugs, desenvolvimento de funcionalidades padrões na plataforma e atualização de conteúdo. A plataforma de e-commerce dava pouca autonomia para que os times internos de marketing, vendas e produtos fizessem suas próprias atualizações no site. Além disso, a plataforma era totalmente gerenciada por um desenvolver externo, que detinha todas as regras de negócio e cuidava da manutenção e evolução dos sistemas. Essa relação tornava a Flores Online dependente deste fornecedor, sem um plano de contingência caso houvesse alguma intempérie.

Para complicar, a empresa chegara a um momento crucial no seu estágio de evolução sem uma estrutura executiva de TI. Todos os sócios e diretores tinham um viés muito mais de marketing e produto do que propriamente experiência e sensibilização para os investimentos e necessidades de TI. Não havia propriamente um staff sênior de tecnologia na empresa, apenas funcionários terceirizados que prestavam suportes operacionais.

Sem perceber essas carências estruturais, a linha de negócios da Flores inovava a cada mês, criando novos modelos de negócio e introduzindo novos projetos como o Same-day-delivery, parcerias B2B, modelo de venda por assinatura. Isso elevava a complexidade a ser gerenciada pela TI a um nível que esta não estava preparada a corresponder.

Nesse ambiente desafiador, desenhamos uma estratégia de TI alinhada à estratégia do negócio. Esse plano apresentou o caminho para que a empresa pudesse simultaneamente atualizar seus sistemas com soluções de mercado, reduzir custos e a dependência de um único fornecedor, implantar um ERP de mercado que trouxesse controle integrado de estoque, produção, financeiro e fiscal, integrasse o e-commerce ao ERP e construísse uma estrutura de TI que fizesse com que tecnologia não fosse limitador, mas uma alavanca de eficiência e oportunidades para o negócio.

A Mobili não apenas desenhou esse plano geral como liderou a implementação dessa jornada, repensando fornecedores, escolhendo soluções e gerenciando toda essa teia tecnológica em meio a um processo de mudança cultural e de mindset do negócio com a TI.

Entre os projetos gerenciados e implementados, a Mobili realizou:

• Melhoria da infraestrutura de TI com contratação de data center externo, construção de data center interno para servidor de arquivos e melhoria de toda a parte de redes e telefonia
• Implantação de monitoramento proativo dos ativos de TI (Disco / Gerador de Energia Elétrica / Servidores)
• Implantação da sistemática de gestão de chamados dentro da Flores Online
• Escolha e seleção de ERP, e-commerce e meios de pagamento
• Desenho e revisão dos processos de negócios buscando a máxima aderência entre processos e sistemas

Ao final, a Flores Online teve condições de mudar de patamar tecnológico, muito mais integrável com qualquer solução nova de mercado, mais seguro e escalável. Essa nova condição reduziu a dependência da empresa com um único fornecedor, permitindo mais alternativas de negociação e reduzindo 40% dos custos de TI da empresa na correção e manutenção de problemas.

Essa nova perspectiva trazia à Flores Online a possibilidade dali em diante de implementar novos projetos, integrar tecnologias e utilizar as funcionalidades disponíveis nos novos sistemas para ganhar vantagem competitiva no mercado.