Atualmente produtividade tem estado no centro das discussões nas empresas, pois é fundamental para garantir uma operação enxuta e eficiente, ainda mais em tempos de crise. Mas como gerir uma rede complexa de recursos e garantir maior produtividade no seu negócio?
As organizações são constituídas por uma união de recursos que se inter-relacionam concatenando as várias áreas de uma empresa, e estes precisam estar direcionados para perseguir a estratégia traçada para o futuro do negócio. A gestão destes recursos, no entanto, não é nada simples e tornou-se fator competitivo entre as empresas por garantir maior eficiência, ganhos de margem de lucro e escalabilidade.
Diante dessa perspectiva, não é raro vermos empresas buscando na tecnologia soluções para tentar organizar seus processos e caminhar rumo à produtividade. Porém, estamos diante de tantas metodologias e softwares disponíveis no mercado que a falta de um diagnóstico de tecnologia é fator decisivo para uma escolha de ferramenta efetiva e adequada para a organização da empresa.
Ao trazermos este cenário para pequenas e médias empresas no Brasil, o fato se agrava ainda mais. Na maioria dos casos tais empresas não possuem um gestor de TI para auxiliar no processo de escolha da ferramenta e tão pouco possuem seus processos mapeados e formalizados, o que faz com que a implementação de soluções tecnológicas que auxiliem a gestão fique comprometida e muitas vezes deixada de lado.
Em geral, pode-se dizer que em um processo de informatização, as empresas necessitam de dois tipos de sistemas para operar com bom nível de controle e gestão: um software horizontal, que ajude a gerir as operações comerciais e financeiras da empresa, sustentando sua base (comumente, um ERP) e um software vertical que dê suporte na organização e gestão da empresa de acordo com as especificidades de seu segmento e indústria, controlando os processos core do negócio. E é neste último que mora o problema.
Apesar de não ser fácil a implementação de um ERP, já existem diversas soluções no mercado que oferecem softwares simples de serem operados, a preços competitivos e que não necessitam de uma estrutura robusta de TI para serem implementados, sendo bastante atrativos para pequenas e médias empresas que estejam dispostas a se sistematizarem.
Mas e no caso dos processos? Como gerir, integrar e controlar as rotinas, métodos e atividades da empresa?
Uma boa pesquisa no mercado de softwares de gestão de processos nos revelou o Pipefy, aplicativo que une gestão de tarefas e processos. Uma mistura de BMPS (Sistema de Gestão de Processos) com Kanban que se mostrou extremamente poderosa na busca por maior eficiência empresarial.
Com visual muito amigável, o Pipefy favorece a usabilidade e permite que você crie os processos que acontecem na sua empresa de forma rápida e fácil. Além disso, a ferramenta oferece uma biblioteca de processos comuns a várias empresas (pipeline de vendas, marketing de conteúdo, gestão de tarefas da equipe, recursos humanos, dentre outros) e permite que você integre um processo a outro, dando consistência à operação diária na empresa. Dessa maneira, nenhuma atividade importante fica solta na cabeça da pessoas, sem ser controlada e gerenciada.
Na nossa avaliação, a ferramenta abre portas para que startups, pequenas e médias empresas consigam organizar e gerir seus processos com qualidade, garantindo competitividade no mercado e melhorando significativamente o dia a dia das organizações ao proporcionar um ambiente de trabalho mais estruturado e produtivo.
Vale lembrar que não basta só um bom ERP ou software de gestão de processos para que uma empresa torne-se automatizada e produtiva. Estas são apenas ferramentas. É essencial que haja liderança capaz de desenvolver um trabalho de integração e engajamento da equipe de modo a gerar comprometimento e mobilização para uma mudança positiva no negócio. E essa cultura de liderança e integração precisa estar em constante desenvolvimento, pois é ela que garantirá uma boa implementação e aderência das novas ferramentas de controle e otimização do negócio, levando-o a um novo patamar competitivo.
Em tempos de crise, recursos são escassos e produtividade é mandatária. Como diz o velho ditado “o diabo mora nos detalhes”, no caso dos negócios, os detalhes estão nos processos, nas atividades do dia a dia. No final, é a execução diária de forma adequada que traz produtividade ao negócio como um todo.